Cara Bikin Email Perusahaan Untuk Bisnis Kecil Anda

Cara bikin email perusahaan. Memiliki email perusahaan adalah langkah penting untuk membangun citra profesional bisnis yang kita jalani. Calon klien akan lebih memiliki tingkat kepercayaan lebih kepada bisnis kita jika melihat alamat email yang kita gunakan bukan alamat email gratis seperti gmail.

Email perusahaan yang saya maksud itu seperti kandra.wilko@megainsurance.co.id. Penjelasannya begini:

• kandra.wilko adalah nama pengguna yang biasanya karyawan dari perusahaan
• megainsurance.co.id merupakan nama domain atau alamat website dari perusahaan

Manfaat-manfaat penggunaan alamat email perusahaan yang profesional seperti contoh diatas antara lain:

• Membangun Citra Profesional

  1. Menampilkan kesan bisnis yang serius atau profesional
  2. Meningkatkan brand awareness perusahaan atau produk (jika nama domain yang digunakan adalah nama produk unggulan)
  3. Meningkatkan kepercayaan pelanggan

• Meningkatkan Komunikasi Bisnis

  1. Organisasi Komunikasi yang lebih baik: Dengan menggunakan Email perusahaan yang profesional Anda bisa mengorganisasikan alamat spesifik untuk setiap departemen. Contoh jika ada 3 orang di bertugas sebagai tenaga penjual maka tiga alamat sales tadi bisa dikelompokkan dalam satu email sales@brandanda.com. Ketika Anda sebagai pemilik perlu memberikan email khusus kepada tiga orang sales tadi anda cukup mengirimkan email kepada satu alamat email dimana ketiga pengguna sales tadi dikelompokkan dan departemen lain tidak perlu tahu.
  2. Dengan menggunakan email bisnis semua komunikasi bisnis tersimpan pada satu tempat untuk memudahkan Anda dan tim melakukan pencarian atau kronologis sebuah transaksi atau internal memo, atau memudahkan pengelolaan data.

• Memudahkan Kolaborasi

  1. Berbagi File: Anda dan tim bisa berbagi file, dokumentasi dan presentasi
  2. Kerja Sama Tim: Email perusahaan mendukung kolaborasi antar tim dan anggota tim.
  3. Proyek Bersama: Anda dapat menggunakan email untuk mengelola proyek bersama klien atau mitra bisnis.

• Meningkatkan Efisiensi

  1. Otomatisasi: Anda dapat menggunakan fitur otomatisasi email untuk tugas-tugas rutin seperti balasan otomatis, pengingat, dan follow-up.
  2. Produktivitas: Email perusahaan membantu Anda bekerja lebih efisien dengan mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari informasi.

• Membangun Branding:

  1. Identitas Merek: Email perusahaan memperkuat identitas merek bisnis Anda.
  2. Promosi: Anda dapat menggunakan email untuk mengirimkan newsletter, promosi, dan update terbaru kepada pelanggan.
  3. Hubungan Pelanggan: Email perusahaan adalah alat yang efektif untuk membangun hubungan yang baik dengan pelanggan.

• Meningkatkan Keamanan Data:

  1. Perlindungan Data: Layanan email perusahaan harusnya dilengkapi dengan fitur keamanan yang lebih baik.
  2. Privasi: Anda dapat melindungi data sensitif bisnis Anda dengan lebih baik.

• Meningkatkan Produktivitas:

  1. Integrasi dengan Aplikasi Lain: Banyak layanan email perusahaan yang terintegrasi dengan aplikasi produktivitas lainnya seperti kalender, kontak, dan tugas.
  2. Akses dari Mana Saja: Anda dapat mengakses email perusahaan Anda dari mana saja dan kapan saja melalui perangkat yang terhubung ke internet.

• Mendukung Pertumbuhan Bisnis:

  • Skalabilitas: Anda dapat dengan mudah menambah atau mengurangi jumlah akun email sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
  • Profesionalisme: Email perusahaan memberikan kesan profesional yang penting untuk menarik investor dan mitra bisnis.

Ini bukan sebuah doktrin pemasaran walaupun saya memang memasarkan produk hosting. Pendapat ini saya aminkan karena pengalaman saya sendiri yang tidak bisa mengikuti salah satu program afiliasi yang komisinya cukup gede karena email yang saya gunakan saat ini masih email gratis yaitu gmail, kandra.id1@gmail.com.

Apa Saja yang Dibutuhkan untuk Membuat Email Perusahaan?

1. Nama Domain
2. Penyedia Layanan Email
3. Informasi Teknis

Langkah-Langkah Membuat Email Perusahaan

1. Beli Nama Domain. Seperti yang saya contohkan diawal kita membutuhkan sebuah alamat unik. Dalam contoh diatas nama domain yang digunakan adalah megainsurance.co.id. Mega insurance merupakan perusahaan dan menjadi identitas di internet bagi karyawan yang bekerja di perusahaan tersebut. Dimana tempat membeli nama domain untuk perusahaan Anda? Anda bisa mengunjungi alamat https://idcloudhost.com lalu klik menu Produk dan pilih sub-menu Domain. Ketik nama domain pilihan Anda di kotak dan pilih ekstensi yang diinginkan. Di icloudhost ada lebih dari 20 ekstensi nama domain yang bisa digunakan dengan beragam harga mulai 20 ribu hingga ratusan ribu. Dalam menetapkan nama domain siapkan beberapa opsi karena bukan tidak mungkin alamat email yang Anda inginkan sudah terdaftar dan akan sulit untuk mendapatkannya.
2. Memilih Penyedia Layanan Email. Setelah mendapatkan nama domain untuk email perusahaan Anda langkah selanjutnya memilih layanan email hosting. Jika Anda membeli nama domain bisnis di idcloudhost maka Anda bisa memilih salah satu dari tiga layanan email untuk bisnis; email bisnis, email hosting, dan Google Suite.
3. Buat Akun: Daftar dan buat akun pada penyedia layanan email yang Anda pilih.
4. Verifikasi Domain: Ikuti petunjuk dari penyedia layanan email untuk memverifikasi kepemilikan domain Anda.
5. Buat Akun Email: Tambahkan akun email baru dengan format yang Anda inginkan (misalnya, [alamat email dihapus]).
6. Konfigurasi Email: Atur pengaturan email, seperti alias, filter, dan tanda tangan.
7. Konfigurasi Perangkat: Atur pengaturan email pada perangkat Anda (smartphone, komputer) agar dapat menerima dan mengirim email.

Sumber:

• Niagahoster, email bisnis